A comunicação efetiva envolve ajustar sua mensagem e postura de acordo com o público

A comunicação é uma das habilidades mais importantes para ter sucesso na carreira – especialmente agora com o boom da inteligência artificial. É uma das competências que a IA não poderá substituir.

Mas também é um grande desafio, já que as pessoas têm períodos de atenção cada vez mais curtos. Ou seja, você precisa ser brilhante, mas também breve.

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Por outro lado, não saber se comunicar de forma efetiva pode atrapalhar seu progresso, especialmente em posições de liderança, além de enfraquecer relacionamentos e diminuir seu desempenho e credibilidade.

Alguns profissionais têm facilidade com a comunicação, mas você pode tomar medidas práticas para se comunicar melhor.

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Comunicação para evoluir na carreira

Melhorar suas habilidades vale o esforço e trará muitos benefícios. Um deles é evitar a estagnação na carreira. Para 20% das pessoas em geral e para 50% dos que têm entre 18 e 35 anos, a má comunicação impediu que avançassem profissionalmente. E 45% acreditam que a eficácia da sua comunicação diminui quando ficam nervosos. Esses dados são de uma pesquisa da Elevate, ferramenta de treinamento cerebral desenvolvida para aprimorar habilidades analíticas e de comunicação.

Além disso, para 51% das pessoas, uma comunicação ruim resulta no aumento do estresse e, para 41%, leva à diminuição da produtividade. Para 35% das pessoas, também reduziu a satisfação no trabalho, de acordo com um estudo da Grammarly, verificador de gramática online, e a Harris Poll, empresa americana de pesquisa e análise de mercado.

Do lado positivo, para 72% das pessoas, um bom vocabulário afetou positivamente a confiança, segundo a Elevate. Na pesquisa da Grammarly, também relataram aumento da satisfação no trabalho (58%), maior confiança e produtividade (55% cada) e diminuição do estresse (48%) decorrentes de uma melhor comunicação.

Essa habilidade também pode ajudar no momento da contratação. Na verdade, 28% dos empregos incluem uma forte capacidade de comunicação como um fator crítico para os candidatos serem considerados, de acordo com dados da plataforma de empregos Adzuna.

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Enfrentando a sobrecarga

Mas ao mesmo tempo em que as pessoas reconhecem o poder de uma ótima comunicação, provavelmente estão sobrecarregadas. 78% afirmam que a frequência da comunicação aumentou nos últimos 12 meses e 73% afirmam que a variedade de canais de comunicação também aumentou no mesmo período. E 88% do tempo dos profissionais do conhecimento é gasto com a comunicação por meio de múltiplos canais. Tudo isso de acordo com a pesquisa da Grammarly.

As horas se somam: as pessoas passam mais de 10 horas por semana em reuniões e mais de 21 horas realizando tarefas de redação, como desenvolver a comunicação com outras pessoas, responder à comunicação escrita e criar e revisar materiais.

Você pode lidar com a sobrecarga e aprimorar as habilidades de comunicação de várias maneiras.

8 estratégias para melhorar sua comunicação

1. Esteja presente

Uma das primeiras maneiras de melhorar suas habilidades de comunicação é estar presente. Quando você se concentra no colega com quem está interagindo – seja pessoal ou virtualmente, por meio de comunicação verbal ou escrita – isso te ajudará a ouvir ou ler atentamente e a ter empatia com a posição do outro.
A concentração vai te ajudar a compreender melhor e responder de forma mais eficaz também. Por exemplo, quando você pega todos os detalhes do email e os responde, você economiza tempo. Isso também construirá relacionamentos e credibilidade, pois você enviará uma mensagem de que se preocupa com a interação e dedicou tempo para interagir de forma eficaz.

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2. Considere o seu público

As pessoas com quem você está se comunicando vão interagir de forma mais eficaz com você quando se sentirem vistas, ouvidas e valorizadas. Ao ler ou ouvir, mostre que está prestando atenção, valide o que está ouvindo, leve em consideração a perspectiva deles e aprecie o ponto de vista deles (mesmo que não concorde com ele).
Ao compartilhar informações, tentar convencer alguém ou fazer um pedido, considere o que essa pessoa precisa saber e como poderá ouvir melhor a informação. Seja claro e honesto, ao mesmo tempo que melhora sua mensagem.

Por exemplo, se você estiver conversando com alguém que valoriza evidências, compartilhe dados ou fatos para demonstrar seu ponto de vista. Se você sabe que alguém tem um objetivo a cumprir, explique como responder ao seu pedido o ajudará a alcançar isso.

3. Busque aprendizado e feedback

Outra maneira de ser um ótimo comunicador é ser intencional no desenvolvimento das suas habilidades. Aprenda novas palavras regularmente, leia com frequência e participe de eventos e apresentações. Construir seu vocabulário, ler livros e artigos e ver como os outros se expressam pode te dar mais confiança, mas também proporcionar aprendizado com exemplos positivos e negativos.

Busque feedback. Pergunte a um colega como você pode melhorar sua apresentação ou peça ideias ao seu chefe sobre como você poderia ter apresentado melhor seu caso ou melhorado seu relatório.

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4. Reserve um tempo para revisar e refletir

Dedique tempo. Revise seus trabalhos escritos. Escreva um email e depois volte e edite para melhorar o conteúdo e a clareza, pensando no seu leitor. Para a comunicação verbal, considere o que você vai dizer e depois reserve mais algum tempo para refletir sobre os pontos que serão apresentados.

Use quantas palavras forem necessárias, mas o mínimo possível. Seja completo, mas não detalhado. Seja conciso, mas não muito a ponto de ser considerado sucinto. Use palavras que sejam significativas, mas também acessíveis – nunca pretensiosas. Ser intencional sobre como você se comunica pode te ajudar a garantir o tom certo.

5. Escolha a melhor abordagem

Às vezes é melhor encontrar alguém no escritório ou no final de uma reunião virtual para uma conversa rápida, em vez de marcar uma sessão formal.
Em situações em que você quer compartilhar algum documento ou precisa consultar informações, o email pode ser a melhor saída. Para algo informal, você provavelmente escolherá um bate-papo. Também tenha cuidado com mensagens de celular. Para algumas pessoas, isso é aceitável e, para outras, é intrusivo.
Escolher o canal certo não é apenas uma formalidade ou uma questão de eficiência, mas também pode afetar a facilidade com que você transmite seu ponto de vista e a precisão com que a pessoa com quem você está interagindo entende a mensagem.

Por exemplo, ao marcar uma reunião formal, seu colega de trabalho pode concluir que algo está te preocupando e abordar o assunto de forma defensiva, ao passo que, se você encontrá-lo casualmente, poderá atingir seu objetivo com mais facilidade. Da mesma forma, se quiser comunicar maior importância sobre um tema, marque algo mais formal e prepare uma apresentação.

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6. Seja autêntico

Ao mesmo tempo que você precisa ser intencional ao enviar e receber informações, você também deve ser você mesmo. Ao demonstrar autenticidade, você parecerá mais agradável e confiável.

Além disso, demonstre que você é humilde e está aberto ao aprendizado, ao aprimoramento e a novas ideias de outras pessoas. Essas abordagens construirão não apenas relacionamentos, mas também credibilidade.

7. Construa uma rede de relacionamentos

Outra forma de melhorar sua comunicação é construir relacionamentos e ampliar sua rede de contatos. Quando você conhece melhor as pessoas, entende de onde elas vêm e como se comunicar com elas de maneira mais eficaz – e vice-versa.

Além disso, quando você tem um relacionamento mais forte, a confiança que você gera tende a lhe dar uma vantagem, porque as pessoas vão entender o que você quer dizer, mesmo que não tenha se comunicado bem o suficiente.

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Ótimos relacionamentos também tornam o trabalho mais agradável. Você se sentirá energizado trabalhando com pessoas de quem se sente próximo e com quem está aprendendo e se inspirando.

8. Aproveite a tecnologia

Você também pode considerar usar IA para ajudar na sua comunicação escrita. Embora seja necessário lidar com questões como segurança, privacidade, qualidade e direitos autorais, muitos trabalhadores do conhecimento também estão começando a aproveitar a inteligência artificial, de acordo com a pesquisa Grammarly.
Na verdade, as pessoas hoje economizam quase oito horas de trabalho por semana usando IA generativa, seja para melhorar a compreensão, idealização, criação de conteúdo, pesquisa e edição ou revisão.

Os profissionais também estão usando IA para tarefas relacionadas à escrita, como emails, relatórios ou apresentações, para classificar ou gerenciar documentos escritos e traduzir conteúdo, de acordo com outra pesquisa, da Tech.co.

Se você estiver aproveitando a IA, ótimo, mas tenha cuidado. De acordo com o Insight, 80% das empresas possuem políticas para orientar esse uso. E esteja ciente de que a IA é imperfeita porque foi projetada por humanos. Pode ser um ponto de partida útil, mas depois você mesmo precisará avaliar, editar e finalizar – sempre com integridade e responsabilidade pelo seu trabalho.

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*Tracy Brower é colaboradora da Forbes USA. Ela é socióloga, conselheira, especialista em assuntos relacionados ao universo profissional e autora de “The Secrets to Happiness at Work” (Os Segredos da Felicidade no Trabalho, em tradução livre).

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